Planlægning af et rådmøde om et sundhedsspørgsmål er dybest set ikke anderledes end at planlægge et rådhus om ethvert andet spørgsmål, undtagen i publikums sammensætning og typer paneldeltagere, der vil tale begivenheden. Ikke desto mindre er der meget, der går med til at planlægge et rådhusmøde af enhver art med succes. Du bliver nødt til at arbejde hårdt, rekruttere vigtige interessenter og sørge for, at du har givet dig selv nok tid til at sikre pressens og samfundets opmærksomhed.
Trin
Del 1 af 3: Lægning af grundlaget
Trin 1. Danne et planlægningsudvalg
Ideen bag et planlægningsudvalg er styrke i tal. Der er få spørgsmål vedrørende sundhedspleje, der ikke bekymrer mere end én organisation. Du skal identificere andre organisationer i det samfund, der er berørt af dit problem, overbevise vigtige medlemmer om fordelene ved et rådhus og rekruttere dem til dit planlægningsudvalg.
- For eksempel, hvis dit problem var barndomsernæring, kan nogle samfundsorganisationer, der er bekymret for dette problem, være skoler, børnelæger, fødevarebanker, kirker, landmænd og dagplejer.
- Selvpromovering kan være en yderst overbevisende motivator. Gå til målorganisationer fra et udsigtspunkt, der forklarer, hvordan deltagelse i rådhuset specifikt kan være til gavn for dem.
Trin 2. Lokaliser problemerne
Det er meget lettere at blive bekymret over et problem, der påvirker dig direkte. For at gøre emnet for dit rådhus mere øjeblikkeligt og overbevisende skal du understrege problemets lokale virkning frem for den nationale eller globale indvirkning.
- For eksempel, hvis din by eller stat har en høj HIV -infektion eller høj fedme, bør du understrege de problemer, din lokalitet vil få som følge heraf frem for de problemer, der skyldes HIV -diagnose eller fedme generelt.
- Så du kan sige: "City of Philadelphia bliver nødt til at betale 3,5 milliarder dollars mere i sundhedsomkostninger i løbet af de næste 15 år på grund af vores høje fedme," frem for "Fedme fører til højere sundhedsomkostninger."
Trin 3. Identificer målene
Målene for dit møde vil diktere formatet, hvem du inviterer, og hvordan du vil promovere det. Udtrykket "rådhus" betegner kun en form for møde, hvor åbne spørgsmål og svar fra offentligheden udgør hovedparten af mødet.
Målene for dit møde kan være informativ, fortalervirksomhed for en bestemt position eller at give feedback til politiske kandidater. Selvom politiske kandidat- og fortalermøder sandsynligvis tiltrækker mest opmærksomhed, er de ikke nødvendigvis det, der er bedst for dit problem. For eksempel, hvis den offentlige mening er imod din organisations politiske mål, kan et informationsmøde være en bedre strategi for at ændre meninger, så de passer til dine behov
Trin 4. Vælg et format
Det traditionelle rådhusformat er, at et panel på tre til fem talere plus en moderator giver korte introduktioner med detaljer om deres baggrunde og holdninger. Derefter åbner en moderator spørgsmål til publikum. Selvom publikum kan stille spørgsmål til en bestemt paneldeltager, bør moderatoren fungere som facilitator, og hvis de føler, at programmet ville blive fremskreden ved at stille det samme spørgsmål til flere paneldeltagere, burde de gøre det. Andre formater kan omfatte:
- Et rent spørgsmål og svar format. Dette kan være godt for en kandidats forum.
- Et anonymt spørgsmålsformat, hvor spørgsmål indsendes på forhånd, og moderatoren vælger, hvilke spørgsmål der skal præsenteres for panelet. Dette format kan være godt for kontroversielle emner.
Del 2 af 3: Sammenlægge mødet
Trin 1. Vælg en placering, dato og tid
Mødets placering skal være på en centraliseret, neutral, handicappet tilgængelig placering. Kirker, biblioteker, regeringsbygninger og forsamlingscentre er alle gode valg. Sørg for, at den ikke er i konflikt med en anden populær fællesskabsbegivenhed, og afhold den på et tidspunkt, hvor mange mennesker vil kunne deltage-weekenden, eller hvis i løbet af ugen, om aftenen.
- En god tommelfingerregel er altid at vælge et sted, der er lidt for lille. Et overfyldt sted skaber indtryk af aktivitet og popularitet, hvilket altid er bedre end alternativet.
- Gør arrangementet gratis eller for en nominel pris, men opfordre deltagerne til at RSVP-en Facebook-side, en e-mail-adresse eller et telefonnummer at ringe til er nemme og billige måder at gøre det på. Antag at to tredjedele af "maybes" ikke dukker op.
- Sørg for, at du har et andet mødested, hvis dit planlagte sted falder igennem.
Trin 2. Inviter paneldeltagere
Paneldeltagerne er en af de vigtigste faktorer, der bidrager til et rådhuss succes eller fiasko. Selvom det er bedst at have notables på dit panel, er det ikke altid en mulighed. Den næstbedste ting er at have paneldeltagere, der repræsenterer bemærkelsesværdige organisationer og/eller paneldeltagere med bemærkelsesværdig baggrund-det giver begivenheden mere troværdighed.
- Se til folkevalgte, akademikere, kirke- og samfundsledere og behandlingsudbydere.
- Dette er et andet område, hvor et mangfoldigt planlægningsudvalg kan komme godt med. Jo mere vidtgående båndene mellem medlemmerne af planlægningsfællesskabet er, desto mere sandsynligt er det, at du vil kunne trykke på et mangfoldigt og spændende ekspertpanel.
- Rabat ikke personlighedsfaktoren, når du inviterer paneldeltagere. Paneldeltagerne burde være troværdige nok til at få folk til rådhuset, men de skulle være spændende nok til, at folk taler til dit rådhus længe efter, at det er slut.
Trin 3. Rekrutter en moderator
Moderatorer er en anden vigtig faktor for et rådhuss succes. Moderatoren skal have respekt for paneldeltagerne og publikum sammen med temperamentet for at dæmpe spændinger og sætte gang i diskussionen.
Tænk på en moderator som en MC-de skal være karismatiske, men ikke så karismatiske, at de overskygger paneldeltagerne eller dominerer diskussionen. Medlemmer af medierne, pensionerede dommere og advokater og præster kan være gode kandidater
Trin 4. Kortfattet paneldeltagerne
Sørg for, at dine paneldeltagere kender til rådhusets format, de andre paneldeltagere, det forventede valgdeltagelse og emnerne på dagsordenen. Så længe de er villige, skal du forberede dem på at tale med medierne bagefter.
Det er en god idé at få dine paneldeltagere til at ankomme femogfyrre minutter til en time før tid, så du kan gå igennem formatet og emnerne en sidste gang
Trin 5. Sæt en stab sammen
Visse nøglemedarbejdere er nødvendige for at sikre, at mødet kører gnidningsløst. Du bør have nogen til at tale med medierne, få plads til gæsterne og dele materialer ud som at møde dagsordener til paneldeltagerne og gæsterne.
Det er alle fine opgaver for frivillige
Trin 6. Forbered forhåndsmaterialer
Uanset størrelsen på dit møde, skal du bruge nogle trykte materialer til at gå ud for gæst, presse og paneldeltagere. Den type møde, du kører, dikterer de specifikke materialetyper. For eksempel:
- Hvis du kører et informationsmøde, er det en god idé at udskrive håndbøger eller brochurer, der vil berøre nogle af de oplysninger, du vil dække på rådhuset. For eksempel, hvis dit problem er hiv i dit samfund, skal du udskrive en håndskrift, der går over nogle vigtige statistikker om hivs indvirkning lokalt.
- Et rådhus med politiske kandidater eller embedsmænd kan indeholde oplysninger om kandidaternes eller embedsmænds holdninger og partier, som det vedrører dit helbredsproblem.
Del 3 af 3: Forberedelse til mødet
Trin 1. Sørg for, at medierne vises
Pressen er afgørende for et vellykket rådhus. Uanset om rådhuset er fokuseret på problemstilling, formidling af oplysninger eller et politisk forum, vil dets berygtethed påvirke succesen med disse mål og din evne til at sammensætte rådhuse i fremtiden.
- Du bliver nødt til at skrive pressemeddelelser, identificere de journalister, der dækker historier om sundhed, samfundsanliggender eller politik, og kontakte dem med jævne mellemrum.
- En pressemeddelelse er et simpelt dokument sendt til medieorganisationer, der forklarer en begivenhed, og hvorfor den er bemærkelsesværdig. Pressemeddelelse er typisk mindre end en side.
- Nyheder handler om aktuelle begivenheder, så du skal sørge for at understrege over for journalister, hvorfor rådhuset er en begivenhed, der skal dækkes nu og ikke senere. For eksempel er fedme altid et problem, men det får kun nyheder, når en undersøgelse frigives, der påstår at vise en anden grund til, at den er dårlig.
Trin 2. Nå ud til ligesindede organisationer
Medlemmer af dit planlægningsudvalg, paneldeltagere og medlemmer af beslægtede organisationer, der ikke er en direkte del af rådhuset, bør alle dyrkes til at offentliggøre begivenheden.
Glem ikke at bruge ressourcer som universitetscampusser, hospitaler og offentlige instanser. Post flyers, der offentliggør begivenheden på disse steder. De kan være en god måde at øge fremmødet på
Trin 3. Hit sociale medier
Glem ikke det omfattende netværk af problemgrupper på Facebook og andre sociale medier. Nå ikke bare ud til murstensorganisationer med folk på lønningslisten. Send til Facebook -grupper, blogs og opslagstavler fra interesserede og beslægtede organisationer.
Sørg for, at dine paneldeltagere og medlemmer også promoverer begivenheden på Twitter, Facebook og Instagram
Trin 4. Sæt pressepakker sammen
En pressepakke adskiller sig fra en pressemeddelelse ved, at det er en pakke med materialer, der gives til journalister på en begivenheds dag frem for en tilskyndelse til at dække en begivenhed. Det skal indeholde:
- Pressemeddelelsen.
- Biografier af paneldeltagere og talere.
- Information om emnet, herunder relevante undersøgelser, statistikker og personlige historier om berørte personer.
Trin 5. Forvent det uventede
Nogle gange viser paneldeltagere ikke. Nogle gange oversvømmer demonstranter lokalet. En snestorm kan feje ind i området ud af ingenting. Som eventplanlægger skal du planlægge disse uforudsete situationer ved at reservere alternative talere eller planlægge alternative datoer.
- Hvis dit rådhus er oversvømmet af demonstranter, kan en ændring i formatet være passende. Hvis det originale format er åbent spørgsmål og svar, skal du i stedet få forhåndsspørgsmål. Hvis demonstranterne er udenfor, skal du invitere dem ind og ændre formatet for at fremme spørgsmål.
- Opstil alternative højttalere fra din organisation eller deltagende organisationer, hvis en planlagt højttaler ikke vises. Hvis rådhuset er et forum mellem politiske kandidater, understreger det ubarmhjertigt over for medierne-hvilket får dem til at ønske, at de var mødt op.
