Hvis nogen skuffer dig, eller der sker noget skuffende for dig, er det helt normalt at føle sig ked af det, frustreret eller ligefrem vred. Men ofte er det bedste svar at være rolig og indsamlet, så du professionelt kan udtrykke dine bekymringer og skuffelser. At udtrykke dig professionelt er ikke svært at gøre, hvis du holder hovedet koldt og bevarer roen. Uanset om du vælger at kommunikere din frustration via e -mail, brev eller personligt, handler det om at bruge det rigtige sprog og opføre dig ordentligt.
Trin
Metode 1 af 3: Afsendelse af en professionel e -mail
Trin 1. Brug e-mail til at udtrykke skuffelse over et arbejdsrelateret problem
Hvis du er skuffet over en kollega eller leder, er e -mail en god måde at udtrykke din skuffelse på, samtidig med at du holder en digital rekord, hvis der opstår fremtidige problemer. Du kan også sende en e -mail, hvis du får afslag på en potentiel jobmulighed.
- En e -mail er også en god måde at kommunikere din skuffelse til din chef, hvis de nægtede en anmodning om noget som en ferie eller en idé, som du foreslog.
- Selvom det kan skade dine følelser, er det altid en god idé at sende en opfølgende e-mail efter at have været afvist for et job.
Trin 2. Skriv en kort og direkte emnelinje, hvis du udarbejder en original e -mail
Vær kortfattet og angiv tydeligt, hvad e -mailen handler om i emnelinjen. Undgå at bruge en lang sætning eller uhøfligt sprog for at få din e -mail til at se mere professionel ud, så modtageren vil tage det mere alvorligt. Vælg et emne, der ikke er længere end 5 ord, og indtast det i e -mailens emnelinje.
For eksempel, hvis du skriver en e -mail til en kollega om en ubesvaret deadline, kan du inkludere en emnelinje, der ligner "Ubesvaret forsendelsesfrist"
Bemærk:
Hvis du svarer på en e -mail, f.eks. En e -mail, der giver dig besked om, at du blev afvist til et potentielt job, skal du svare på den originale e -mail i stedet for at skrive en ny, så du har en organiseret oversigt over din korrespondance.
Trin 3. Start din e -mail med en professionel hilsen for at sætte tonen
Åbn din e -mail med en formel hilsen, så det er klart fra begyndelsen, at din e -mail er professionel. Vælg en hilsen, der passer til dit forhold til personen. For eksempel, hvis du er på fornavn med en manager ved navn Matthew Smith, kan du starte din e-mail som "Kære Matt."
- Hvis du har et meget åbent og afslappet forhold til modtageren, kan du sige noget i stil med: 'Hej Matt.'
- Hvis du skriver en e -mail til nogen, som du aldrig har mødt, skal du starte med 'Til hvem det kan vedrøre.'
- For gruppemails med flere modtagere, som du vil adressere, skal du blot sige "Alle".
Trin 4. Tilføj en kort behagelighed for at holde e -mailen venlig
Når du har hilst på modtageren, skal du gøre den første linje i din e -mail til en kort side eller behagelig udveksling, der viser, at du er venlig, men professionel. Hold det kort og gå ikke over 2 eller 3 linjer med småsnak, før du kommer til kødet i din e -mail.
- Prøv at starte med noget i stil med "Jeg håber, at du har det godt" eller "Jeg håber, at denne e -mail finder dig godt."
- Hvis dit forhold er tilfældigt med personen, kan du nævne en personlig detalje som: "Jeg håber, at du havde det sjovt ved koncerten sidste weekend."
Trin 5. Angiv din skuffelse tydeligt i e -mailens brødtekst
Når du har sat scenen for din e -mail med en hilsen og en kort hyggelig stemning, skal du gå direkte i gang med at udtrykke din skuffelse. Fortæl dem tydeligt, hvordan du har det, men bevar dit sprog formelt og undgå at bruge sarkasme, trusler eller bandeord, så du fremstår så professionel som muligt. Angiv alle dine klager, og hold brødteksten i din e -mail til 1 afsnit, hvis det er muligt, så e -mailen er fokuseret på emnet ved hånden.
- For eksempel, hvis du blev afvist for et potentielt job, kan du sige noget i stil med: "Jeg er ked af at høre, at du besluttede at gå i en anden retning. Jeg glædede mig til muligheden, så jeg er skuffet over beslutningen om at ansætte en anden.”
- Hvis du skriver til en kollega eller medarbejder for at udtrykke din skuffelse, kan du sige noget i retning af:”Det er gjort mig opmærksom på, at visse politikker og procedurer ikke er blevet fulgt korrekt. Politikkerne eksisterer af en grund, så det er skuffende at høre, at de er blevet ignoreret.”
Trin 6. Hold dit sprog og din tone respektfuld i hele e -mailen
Brug et formelt og respektfuldt sprog til klart at formidle din skuffelse uden at få modtageren til at føle, at du personligt angriber dem. Forestil dig, hvordan teksten ville blive opfattet, hvis den blev læst af en anden, eller hvis den blev offentliggjort, og udfør dit forfatterskab til at være en professionel repræsentation af dig selv.
- Hvis du sender en e -mail til en medarbejder eller en leder, er det muligt, at din e -mail kan deles med andre mennesker, så det er vigtigt, at dit forfatterskab er respektfuldt og professionelt.
- For eksempel, i stedet for at sige noget i stil med: "Jeg forstår ikke, hvad dit problem er, og hvorfor du nægter at følge proceduren," sig noget som: "Som vi tidligere har diskuteret, er procedurerne designet til at holde alle på samme måde side, så de bør følges af alle.”
Trin 7. Afslut din e -mail med en positiv note og et opfordring til handling
Afslut din e -mail ved at inkludere handlingsbare oplysninger, f.eks. Oprettelse af et møde eller invitere modtageren til at komme til dig, hvis de har spørgsmål. Medtag også et par positive noter. Nævn ting, som du er glad for, eller ros personen for noget, de har gjort godt, så de føler, at du ikke bare ærgrer dem, men har deres bedste interesser på hjerte.
- For eksempel kan du sige til din interviewer:”Men jeg er taknemmelig for muligheden for at interviewe med din virksomhed. Lad mig vide, hvis der åbner sig noget i fremtiden!”
- Hvis du skriver til en medarbejder eller kollega, kan du prøve noget i stil med:”Jeg ved, at du har arbejdet virkelig hårdt med dette, jeg ville bare gøre dig opmærksom på de problemer, jeg har, så du kan holde øje for eventuelle fremtidige potentielle problemer.”
Trin 8. Læs e -mailen højt, før du sender den for at høre, hvordan den lyder
Brug et øjeblik på at læse hele din e -mail højt, så du kan høre tonen i din skrivning og korrekturlæse for stave- eller grammatiske fejl. Hvis du finder stavefejl, stavefejl eller rodet sprog, skal du rette det! Hvis din tone er for blød eller for hård, skal du justere sproget, så det er professionelt, men fast. Når du er tilfreds med det, skal du sende det til den, det er tiltænkt.
- Du kan også få en ven eller en kollega til at læse din e -mail igennem, før du sender den for at sikre, at den lyder okay.
- Stavefejl eller manglende ord kan virkelig smide virkningen af din e -mail, så tag dig tid til at korrekturlæse din skrivning.
Metode 2 af 3: Skrivning af et formelt klagebrev
Trin 1. Send et brev til en virksomhed, eller hvis du ikke har kunnet få et svar
Hvis du er skuffet over et produkt eller en virksomheds adfærd, er det at skrive et formelt brev, der beskriver din klage, den mest professionelle måde at kommunikere med dem på. Hvis du ikke har kunnet komme i kontakt med nogen på andre måder, kan du bruge et formelt brev som en sidste udvej for at udtrykke din skuffelse og beskrive dine problemer.
Du kan også bruge et brev som et sidste forsøg på at bevise, at du forsøgte at kontakte nogen for at diskutere dit problem med dem
Trin 2. Angiv dit problem klart i den første sætning
Uanset hvad du er skuffet over, skal du gøre det klart med det samme ved at sætte det i den allerførste sætning i dit brev. Vær direkte og kortfattet og angiv dit problem eller din klage klart og professionelt for at angive tonen for hele dit brev.
- For eksempel, hvis du skriver til en virksomhed for at klage over en politik, der påvirkede dig, kan du starte med: "Jeg skriver for at udtrykke min frustration og skuffelse over din virksomheds returpolitik."
- Hvis du skriver et brev til en, du ikke har kunnet nå, kan du prøve at starte med noget i stil med:”Jeg skriver dette brev om din manglende besvarelse af mine spørgsmål om mit depositum, efter at jeg ikke kunne nå dig via telefon eller e -mail.”
Trin 3. Brug brødteksten til at tilføje detaljer og oplysninger vedrørende dit problem
Når du har angivet din skuffelse og problem, skal du bruge resten af dit brev til at tilføje specifikke detaljer og oplysninger til at udvide dit brev og forklare din frustration. Nævn alle de skridt, du har taget for at løse dit problem, samt de bestræbelser, du har gjort for at kontakte dem for at få hjælp.
Tip:
Hvis du har forsøgt at kontakte dem, eller de har lovet at løse dine bekymringer, skal du nævne de datoer, du forsøgte at kontakte dem, eller de forpligtede sig til at løse problemet.
Trin 4. Undgå vredt, sarkastisk eller truende sprog i dit brev
I hele dit brev skal du holde dit sprog og din tone formel og professionel. Brug aldrig bandeord eller truende sprog og undgå sarkasme, så dit forfatterskab fremstår så professionelt som muligt.
- Hvis du nogensinde skal fremlægge dit brev til en retssag, vil du få dig selv til at se så professionel ud, som du kan.
- At forbande eller bruge voldeligt sprog får dig til at virke aggressiv og uprofessionel.
Trin 5. Inkluder kopier af alle dokumenter, der er relevante for din klage
Hvis du har billeder, kontrakter eller andre dokumenter, der støtter eller beviser dine påstande, skal du lave en kopi af dem og vedhæfte dem til dit brev. Sørg for at henvise til dem i dit brev for at tilføje endnu mere gyldighed til ethvert krav, du gør.
For eksempel kan du i dit brev sige noget i stil med: "Jeg har vedhæftet billeder af, hvordan det færdige produkt så ud, hvilket som du kan se langt fra er tilfredsstillende."
Trin 6. Tilføj dine kontaktoplysninger efter din konklusion
Afslut dit brev med et afsnit, der opsummerer dine vigtigste bekymringer og de handlinger, du gerne vil have foretaget for at løse dem. Hvis du vil have personen eller virksomheden til at komme i kontakt med dig for at forsøge at løse problemet eller diskutere sagen yderligere, skal du sørge for at inkludere dine kontaktoplysninger nederst.
- Underskriv brevet med en formel lukning, f.eks. "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen" eller "respektfuldt" efterfulgt af dit navn.
- Angiv det telefonnummer eller den e -mail -adresse, som du vil have dem til at kontakte dig.
Trin 7. Send brevet ved hjælp af certificeret mail, så det skal underskrives
Brug certificeret mail eller en brevleveringsmulighed, der kræver, at modtageren underskriver den, så du har bevis for, at den er modtaget. Opbevar kvitteringen, hvis du nogensinde har brug for at bevise, at du har skrevet et brev til dem eller givet den til en retssag.
Metode 3 af 3: At tale til nogen professionelt
Trin 1. Tal med nogen direkte, hvis du ikke vil have det på pladen
Hvis du foretrækker at udtrykke din skuffelse uden et papirspor eller uden at være bekymret for at få din samtale undersøgt senere, er en samtale ansigt til ansigt vejen frem. Derudover giver en direkte samtale med nogen dig mulighed for at måle deres reaktioner og tilføjer et mere personligt præg.
- Det kan også ofte være meget hurtigere bare at tale med en, som du er skuffet over.
- At tale med nogen giver dig mulighed for at bruge dit eget kropssprog og tonefald til virkelig at formidle din frustration eller skuffelse.
Trin 2. Bed personen om at møde dig privat for at diskutere spørgsmålet
Tal med personen væk fra andre mennesker, så du er i stand til at udtrykke dig frit uden potentielt at genere dem. Planlæg et møde, eller bed dem møde dig et sted som et konferencelokale, kontor eller endda en kaffebar, så det er mere professionelt.
- Giv dem et opkald eller send dem en e -mail for at spørge dem, hvilket tidspunkt og sted der er bedst for dem.
- Hvis du befinder dig i en situation, hvor du ikke kan oplyse din skuffelse privat, skal du prøve at forblive så professionel som du kan og holde roen i skak.
Tip:
Hvis du har brug for at tale med dem med det samme, skal du fortælle dem noget i stil med:”Har du et hurtigt øjeblik? Jeg er nødt til at tale med dig.”
Trin 3. Start samtalen ved at takke dem og spørge, hvordan de har det
Inden du begynder at udtrykke din skuffelse, skal du tage et øjeblik til at takke personen for at have taget sig tid til at mødes med dig og måle deres humør. Spørg dem, hvordan de har det, og om de er parate til at tale med dig om problemet. Hvis de virker vrede eller ophidsede, skal du prøve at berolige dem eller vente med at tale med dem senere. Hvis de virker fine, så fortsæt med at diskutere dit problem eller problem.
- Start på den højre fod vil hjælpe samtalen med at gå glat og professionelt.
- For eksempel kan du begynde med at sige noget i stil med:”Mange tak for din tid. Jeg vil ikke tage for lang tid, jeg skal bare diskutere noget med dig.”
Trin 4. Angiv din klage klart og direkte
Fortæl personen, hvorfor du er skuffet over at bruge et specifikt og følelsesløst sprog. Vær direkte og objektiv, og anfør alle årsagerne til, at du er utilfreds, men undgå at forkæle dem med en liste over forseelser. Brug et roligt, professionelt sprog til at formidle dine følelser og undgå at hæve din stemme eller bruge bandeord.
- Rop og forbandelse får dig kun til at virke aggressiv og uprofessionel.
- Fortæl dem for eksempel, hvordan du har det, uden at blive overdrevent følelsesladet. Du kan sige noget i stil med:”Når du gør sådan noget, får det mig virkelig til at føle, at du er ligeglad med, hvordan det påvirker mig, og for at være ærlig, er det sårende og skuffende.
Trin 5. Spørg dem, om de har spørgsmål, før du afslutter dit møde
Når du har udtrykt din skuffelse og forklaret din begrundelse, skal du give personen en chance for at tale. Spørg dem, om de har spørgsmål til dig, eller hvis de er uklare om noget, du fortalte dem, så der ikke er nogen forvirring. Tak derefter igen for at have mødt dig, før du afslutter samtalen.
Hvis det er muligt, tilbyder du løsninger eller forbedringer for fremtiden
Tips
- Skriv aldrig en e -mail, skriv et brev eller få en samtale, mens du er vred. Tag et par vejrtrækninger for at berolige dig selv, inden du begynder, så du har et klart hoved.
- Undgå at have en samtale med nogen foran andre mennesker. Vent, indtil de er tilgængelige for at tale og møde dem privat.
