Personlige filer kan let og hurtigt blive uorganiserede. Jo mere uorganiserede dine filer bliver, jo sværere bliver det at finde dem igen i fremtiden. For at gøre dine personlige filer lettere at finde og arkivere, vil du gerne tage lidt tid og organisere dem korrekt. Det nøjagtige system, du bruger, er op til dig. Der er dog nogle grundlæggende metoder til organisering af personlige filer, som du kan bruge til at hjælpe dig med at få orden på dine filer.
Trin
Del 1 af 4: Brug af de grundlæggende organisationsmetoder
Trin 1. Hold det enkelt
Pointen med at oprette et arkiveringssystem er at gøre tingene lettere for dig selv. Du vil gerne undgå at gøre dit system for kompliceret eller forvirrende. At holde dit system så enkelt som du kan, hjælper dig med let at arkivere eller hente de dokumenter, du skal bruge.
- Arkiver kun det, du har brug for. Lagring for meget kan gøre dit system klodset og svært at bruge.
- Undgå unødvendig kompleksitet i dit filsystem.
- Smid filer, som du er sikker på, at du ikke længere har brug for.
Trin 2. Brug den rigtige dybde i dit system
Det kan være fristende at oprette en masse forskellige kategorier og underkategorier, så dine filer kan passe ind. Det er dog en god idé kun at lave brede kategorier og kun bruge så mange, som du absolut har brug for. Oprettelse af for mange kategorier kan resultere i et klodset og ineffektivt arkiveringssystem. Sørg for, at du opretter den rigtige mængde organisatorisk dybde i dit system, så det fungerer gnidningsløst.
- Undgå at lave for detaljerede underkategorier til dit system. For eksempel ville “kvitteringer, mad, brød” være alt for detaljeret til at være nyttig.
- Blot at have en kategori til månedlige eller ugentlige kvitteringer kan være mere passende til dit arkiveringssystem.
- At have et afsnit for klienter og derefter arrangere dem i alfabetisk form er et eksempel på et effektivt dybdeniveau.
Trin 3. Gør dine filer lette at finde
Dit arkivsystem vil have stor gavn af at have tydelige visuelle tegn, der fortæller dig præcis, hvor noget er gemt. At gøre sektionerne i dit filsystem indlysende hjælper dig med hurtigt at finde et element eller fil et væk. Husk nogle af disse tips, når du får dine filer til at skille sig ud:
- Brug farvede mapper til at angive bestemte kategorier eller sektioner.
- Prøv at holde en praktisk liste over farverne og de kategorier, du har tildelt dem.
- Brug en etiketmaskine til tydeligt at mærke dine filer.
- Hold styr på udskæringen af dine mapper. Prøv kun at bruge en mappe til hver kategori eller sektion.
Trin 4. Tænk over de typer filbeholdere, du skal bruge
Inden du kan organisere dine filer, skal du finde noget at placere dem. Præcis hvilken type filbeholdere du bruger, afhænger af mængden af filer, du skal gemme, hvor vigtige de er, dokumenternes dimensioner og den hyppighed, du skal bruge for at få adgang til dem. Tag et kig på nogle af disse tips for at få en idé om, hvilke filbeholdere der kan være rigtige for dig:
- Hvis du skal opbevare meget vigtige dokumenter, kan du overveje at købe en brandsikker opbevaringsbeholder.
- At finde Underwriters 'Laboratory -segl på en beholder kan indikere, at beholderen vil beskytte dine filer i cirka en time ved en brand med temperaturer på 1700 grader Fahrenheit.
- For almindelige filer kan du købe et grundlæggende arkivskab. For følsomme eller fortrolige filer, overvej at købe et mere sikkert arkivskab eller et pengeskab.
- Du vil sikre dig, at din arkiveringsbeholder har plads nok til at gemme alle dine filer.
- Hvis du har dokumenter i usædvanlig størrelse, skal du kontrollere, at de kan passe i din opbevaringsbeholder. For eksempel kan dokumenter i juridisk størrelse påvirke størrelsen af den nødvendige mappe samt lagerdimensionerne.
Del 2 af 4: Organisering af dine dokumenter
Trin 1. Saml alle dine dokumenter
Inden du kan komme i gang med at organisere dine dokumenter, skal du sikre dig, at du har alle dine dokumenter foran dig. Du skal ikke bekymre dig om, hvordan dine filer er organiseret eller arrangeret endnu. Indtil nu skal du samle alle de dokumenter, du synes skal gemmes, og gøre dig klar til at sortere dem.
- Tag ældre dokumenter ud, som du allerede har sorteret. Du vil måske omarrangere dem, så de passer ind i det nye system, du opretter.
- Sørg for, at du har samlet alle dine seneste dokumenter og er klar til at blive sorteret.
Trin 2. Sorter dine filer i aktive og arkivartikler
Når du organiserer dine filer, kan det være nyttigt at danne dem i to hovedkategorier: aktive filer, som du skal arbejde med, og arkivfiler, som du skal gemme. Dette hjælper dig med at få adgang til de filer, du bruger oftere og pænt gemme de filer, du ikke har brug for øjeblikkelig adgang til.
- Aktive filer er dokumenter, som du stadig skal adressere, henvise til eller på anden måde få adgang til ofte.
- Arkivfiler er dokumenter, som du ikke har brug for i den nærmeste fremtid, men stadig skal gemme.
Trin 3. Opret og mærk de rigtige kategorier til dit system
Når du har samlet dine filer ét sted, kan du hurtigt lave en oversigt over dem. Mens du gennemgår dine filer, skal du være opmærksom på de generelle kategorier, de passer til. Skriv disse kategorier ned for at oprette det grundlæggende organisationssystem, som du vil bruge til dine filer. Tag et kig på nogle af disse almindelige kategorier for at få en idé om, hvilke du måske vil bruge:
- Juridiske optegnelser med underkategorier såsom fødselsattester, dødsattester eller vielsesdokumenter.
- Finansielle dokumenter, der dækker dine tidligere økonomiske resuméer, kreditkortoplysninger, kreditrapporter eller årlige økonomiske resuméer.
- Ejendomsregistre.
- Personlige dokumenter såsom eksamensbeviser, ansættelsesjournaler, sundhedsjournaler og forsikringer.
Trin 4. Fil langtidsopbevaringsdokumenter væk
Læg dokumenter, som du har mærket som arkivfiler, i din langtidsopbevaringsbeholder. Disse filer er ikke tilgængelige ofte, så sørg for at de er placeret i deres korrekte kategorier i arkiveringssystemet til senere hentning. Arkivfiler vil sandsynligvis udgøre størstedelen af dine arkiverede og organiserede dokumenter.
- Langtidsopbevaring kan opdeles i to yderligere kategorier: permanente filer og "døde" filer.
- Permanente filer kan omfatte uddannelsesdokumenter, ansættelsesdokumenter eller andre vigtige papirer, som du muligvis stadig har brug for at få adgang til.
- "Døde" filer er dokumenter, som du muligvis ikke skal få adgang til igen. Gamle skatteregistre kan passe ind i denne kategori. Husk dog, at selvangivelser skal opbevares i syv år.
Trin 5. Læg dine aktuelle dokumenter i din aktive dokumentsektion
Dokumenter, som du ofte vil bruge eller stadig skal gennemgå, skal placeres i sektionen med aktive dokumenter. Dette afsnit i dit arkivsystem giver dig mulighed for hurtigt at få adgang til dokumenter, der ikke er helt klar til arkivering. Følgende er de fire mest almindelige aktive dokumentkategorier, som du kan overveje at bruge:
- Dokumenter, der stadig har brug for din opmærksomhed.
- Dokumenter, som du stadig skal læse eller gennemgå.
- Regninger, som du stadig skal betale.
- Dokumenter, der er klar til at flytte ind i langtidsopbevaring.
Del 3 af 4: Organisering af elektroniske filer
Trin 1. Start med brede kategorier, og bliv mere specifik
Ligesom med dine fysiske filer, vil du starte med de bredeste kategorier, som dine filer passer ind i. For eksempel, hvis du er en uafhængig entreprenør, vil du måske organisere dine filer efter arbejdsgiver. Det vil sige at oprette en mappe til hver af dem. Derefter skal du opdele dine filer inden for hver bred kategori i mindre. Det betyder, at dine arbejdsgivermapper yderligere kan opdeles i forskellige mapper, der indeholder oplysninger om hvert projekt med den pågældende arbejdsgiver.
- Overvej at forblive konsekvent inden for hver bred kategori. Dette vil gøre dine filer lettere at finde. Du kan f.eks. Få undermappen til hvert projekt til at indeholde filer som "projektdokumenter", "fakturering" og "kommunikation".
- Du kan også organisere mapper bredt efter år, hvis det virker lettere eller mere relevant for dine filer.
Trin 2. Scan eller download filer, du ikke allerede har elektronisk
Det kan være en fordel at have alle dine filer gemt elektronisk ét sted. På trods af den nødvendige tid, bør du prøve at scanne så mange af dine fysiske dokumenter som muligt, så de kan gemmes elektronisk og sikkerhedskopieres. Derudover skal du sørge for at downloade alle filer, der opbevares online andre steder, bare hvis hostingwebstedet bliver utilgængeligt, når du har brug for filerne igen. Organiser disse filer som alle andre.
Trin 3. Giv dine filer specifikke navne
Filnavne skal være let forståelige og unikke. Det vil sige, at du skal kunne se på dine filnavne og straks vide, hvad der er indeholdt i dem. Prøv at inkludere en dato, en betegnelse for de mapper, der skal indeholde filen, og en individuel beskrivelse. For eksempel kan en faktureringsfil oprettet i juni 2016 for din klient X Corp blive kaldt "0616_XCorp_Invoice_2." Dette giver dig mulighed for at vide nøjagtigt, hvad filen indeholder uden at tage dig tid til at åbne den.
Uanset hvilket system du bruger til at navngive dine filer, skal du bare sørge for at gøre det konsekvent. Når du har valgt et system, skal du holde dig til det; det vil være svært at gå tilbage og omdøbe alle dine filer senere
Trin 4. Sikkerhedskopier dine filer regelmæssigt
Den primære fare ved elektronisk arkivering er, at dine oplysninger er modtagelige for tab ved et computernedbrud. Vær forberedt på dette ved regelmæssigt at sikkerhedskopiere dine filer til en online backup service, cd'er eller en ekstern harddisk. Sørg for at mærke disse lagerenheder lige så tydeligt, som du har mærket dine filer. Hvis du har et eksternt drev eller cd'er, kan du overveje at opbevare dem et sikkert sted væk fra din primære bolig for at undgå et totalt tab ved brand eller naturkatastrofe.
Del 4 af 4: Vedligeholdelse af dit arkiveringssystem
Trin 1. Følg med i dit system
Når du har oprettet dit påfyldningssystem, vil du blive ved med at bruge det, som du havde til hensigt. At komme for langt bagud, ignorere genstande, der skal arkiveres eller forkert arkivere genstande, kan alle fortryde det hårde arbejde, du har lagt i. Sørg for, at du følger med i dit arkivsystem, så det fungerer for dig.
- Lejlighedsvis kan du søge efter filer, der er malplacerede, med at holde dit system i orden.
- Forsøm ikke at arkivere dine aktive dokumenter i dit arkivdokumentlager.
Trin 2. Fjern gamle filer
Nogle filer er nødvendige for at gemme i en længere periode. Dit arkivsystem vil dog være begrænset og vil kræve, at du regelmæssigt fjerner filer, der ikke længere er nødvendige. Regelmæssig ukrudt af dit filsystem hjælper med at holde systemet i orden og fungerer korrekt.
- Mange gamle økonomiske dokumenter skal gemmes i årevis.
- Gamle budgetter, regnskaber eller årlige politikker skal muligvis kun opbevares i et år.
- Fjernelse af gamle filer vil skabe plads til indgående dokumenter.
- At slippe af med filer, der ikke er nødvendige, vil gøre det lettere at finde dokumenter, du har brug for.
- Det samme gælder for elektroniske filer. Slet alle dublerede, forældede eller unødvendige dokumenter fra tidligere projekter.
Trin 3. Arkiver gamle elektroniske filer
Gamle filer, der stadig er relevante, eller som der en dag kan henvises tilbage til, kan arkiveres. Dette betyder at gemme dem væk fra dit standard arkiveringssystem, men holde dem organiserede og tilgængelige. Overvej at oprette en ekstra bred kategori for arkiverede filer. Flyt ubrugte filer til denne mappe med deres undermappe -formatering intakt. Hvis du vil holde arkiverede filer ude af vejen på din filskærm, kan du prøve at placere et "z" foran filnavnet, så det går til bunden af din alfabetiske filrækkefølge. For eksempel kan du kalde det "z_archive" eller noget lignende.
Trin 4. Strømlin dit arkivsystem
At få ordnet dine filer og holde dem på den måde kan både være nyttigt, når det kommer til din personlige organisering. Der vil dog altid være plads til forbedringer i dit arkivsystem. Når du fortsætter med at arbejde med dit arkiveringssystem, skal du holde øje med eventuelle forbedringer, du kan foretage for at gøre det endnu mere effektivt.
- Du vil måske slippe af med kategorier, som du ikke synes at bruge.
- Kategorier, der synes at være overdrevent brugt, skal muligvis opdeles i mindre kategorier.
