Vi ved alle, at det er vigtigt at være organiseret på arbejdet, men det er en løbende kamp for mange mennesker. Tro det eller ej, at være organiseret er ikke så skræmmende, som det kan synes. Et par hurtige løsninger og nogle løbende løsninger gør det lettere, end du måske nogensinde havde troet.
Trin
Metode 1 af 4: Håndtering af dit rum og din tid
Trin 1. Overvåg dine aktiviteter
Brug et par dage på at føre en journal eller logge over dine daglige aktiviteter. Dette hjælper dig med at se præcis, hvad du gør, som du måske ikke engang indser, og det vil give et indledende indblik i organisatoriske og produktivitetsmæssige huller. Denne øvelse bør også udføres med dine store overordnede mål i tankerne. Gennem aktivitetsloggen kan du se, hvilke aktiviteter der kan spilde tid, og hvilke aktiviteter der faktisk kan fremme dine mål.
Trin 2. Bestem dine produktivitetstider
Nogle af os er morgenmennesker, og nogle af os kryber af tanken om morgener. Du har måske allerede en fornemmelse af, hvilke tidspunkter på dagen du er mest produktiv. Uanset om du foretrækker aftener, morgener, frokosttid eller lige før eller efter arbejdstidens myldretider, kan du udnytte disse tidspunkter til at maksimere din produktivitet.
Trin 3. Prioriter dine opgaver
Vi ved alle, at nogle opgaver er vigtigere end andre, men vi prioriterer dem ikke altid i overensstemmelse hermed. Så udvikl et rangeringssystem ved f.eks. At markere eller markere vigtige opgaver, og vær ærlig og fleksibel. Brug påmindelser, enten gennem en digital kalender eller gennem klistermærker på din computer eller skrivebord. Brug mere af din tid og energi på emner med højeste prioritet på din liste. Eksempler omfatter tidsfølsomme opgaver, såsom ting, der skal betales ved virksomhedens afslutning eller i morgen. Du kan også prioritere at svare kunder, chefer eller andre, der betaler regningerne. Og hvis du ikke er sikker på følsomheden eller vigtigheden af en opgave, er det altid godt at spørge.
Trin 4. Slå hurtige opgaver ud med det samme
Ikke alle opgaver skal prioriteres og planlægges til en fremtidig gennemførelsestid. Nogle opgaver tager næsten lige så lang tid at planlægge eller planlægge, som de tager at udføre. Hvis det er tilfældet, og du kan slå ud med disse opgaver med det samme, gør det på alle måder! Håndtering af hurtige opgaver med det samme hjælper også med at forhindre udsættelse.
Trin 5. Håndter rod og arbejdsmaterialer
Vores skriveborde går let fra rodet til tornado -steder, hvilket naturligvis hæmmer organisationen. Nogle mennesker opererer endda med en politik, der kun er ren til skrivebord. Selvom det ikke er absolut nødvendigt, skal du tage skridt til at rydde dit arbejdsområde.
- Declutter. Kast dit skrammel i skraldespanden og arkivér dine nødvendige materialer systematisk. Klar rod, når det er muligt: under pauser i hverdagen, pauser eller mellem opgaver.
- Ryd op med det samme. På den måde er det på toppen af dit sind. Plus, du undgår den uundgåelige ophidselse ved at få det nuværende rod til at blive en del af dit fremtidige rod.
- Opbevar de nødvendige forsyninger ved hånden. Ikke alt omkring dig er selvfølgelig rodet. At have nødvendige værktøjer til rådighed sparer dig tid og gør god brug af din dyrebare plads.
Trin 6. Planlæg aktiviteter og aftaler
Nogle mennesker planlægger kun møder, men ikke aktiviteter på deres huskeliste. Planlægning af de vigtigste opgaver samt aftaler kan være nyttigt. Du kan også "batch" dine dage ved f.eks. At have møder på tirsdage og torsdage. Hold også nogle huller i din tidsplan for kreativ tid til dig selv eller til at imødekomme det uventede.
- Brug en organisator og kalender. Disse kan være pen-og-papir-arrangører, eller de kan være software-baserede kalendere og personlige assistent-apps, f.eks. ICalendar eller Google Now.
- Kategoriser dine aktiviteter. Kategorisering eller farvekodning af aktiviteter kan give dig en hurtig visuel påmindelse om, hvad der er vigtigt hvor. Kategorier kan f.eks. Omfatte korrespondance, projekter, begivenheder, møder, brainstorms og endda pauser eller træning og gymnastik.
- Strømlin din teknologi. Online arrangører og e-mail-platforme som f.eks. Outlook kan kombinere dine huskelister, kalendere og adresser. Dette øger ikke kun din effektivitet, men hjælper med at strømline din tankegang.
- Delegere, hvor det er muligt. I hverdagens vanvid er det let at glemme, at du ikke skal gøre alt selv. Delegere til en assistent, eller hvis du er særlig oversvømmet, skal du bede en kollega om at gøre noget for dig og hjælpe dig med en bestemt opgave. Du kan altid tilbagebetale dem senere, når tingene går langsommere.
Metode 2 af 4: Håndtering af e -mail systematisk
Trin 1. Tjek e -mail på planlagte tidspunkter
Vi er ikke alle, der skal limes til vores indbakke, da mange beskeder faktisk ikke er så tidsfølsomme, som vi måske tror. Hvis du arbejder i et job, der ikke kræver øjeblikkelig e-mail-opfølgning, skal du kontrollere din e-mail på planlagte tidspunkter kun cirka tre til fire gange om dagen.
Trin 2. Fil e -mails
Brug arkiveringsmapper og flag til din fordel i stedet for at lade meddelelser hobe sig op i din indbakke. Mapper og undermapper i f.eks. Outlook eller Gmails etiketter og flere indbakker kan være et aktiv. Hvis du f.eks. Er journalist, kan dine mapper hedde Aktuelle historier, Fremtidshistorier, Gamle historier, Interviews og kilder og Pitches & Ideas.
Slet og arkivér. Arkivér vigtig, gammel korrespondance, og slet resten. I eksemplet ovenfor er "Gamle historier" journalistens arkivmappe. Når du først begynder at slette gamle e -mails, vil du blive overrasket over, hvor mange e -mails der er mere værd end skraldespanden end arkivskabet. Nogle mennesker sværger også ved "indbakke nul", hvilket betyder at have nul ulæste e -mails (eller nul e -mails i din indbakke, punktum). Ud over at bruge mapper og etiketter kan du opnå indbakke nul ved at bruge din arkivfunktion, slette gamle e -mails i nedetid og bruge apps til at fjerne e -mails
Trin 3. Ansæt andre kommunikationsformer, når de er mere effektive
Nogle gange kan et hurtigt telefonopkald udføre 10 frem og tilbage-e-mails. Ring i så fald! Hvis du ved, at en e-mailudveksling fortjener en diskussion eller vil indebære betydelig frem og tilbage, er det nogle gange bedre at have et telefonopkald. Du får ofte flere detaljer over telefonen, mens du og den anden part i diskussionen undgår at udarbejde lange, tidskrævende mails. Du kan endda sende en e -mail til en kollega og sige, “Jeg har mange spørgsmål til dig om dette. Måske ville et opkald være lettere. Kan jeg ringe dig til 5?”
Trin 4. Begræns afbrydelser
Selvom strategiske pauser er nyttige, er afbrydelser i løbet af din arbejdstid ikke. Afbrydelser kan bremse dig, bryde din arbejdsrytme og få dig til at miste din tankegang. Så prøv at bruge beskeder og telefonsvarer væk, når du ved, at du har for travlt. Disse værktøjer er ikke kun til, når du ikke fysisk er på kontoret; de kan bruges, når du bare er for oversvømmet. Mange mennesker har også en "åben dør -politik", men du behøver faktisk ikke at holde din dør åben hele tiden. Du kan endda efterlade en venlig note på døren, hvor der står "Konferenceopkald i gang" eller "Besat. Send tilbage senere, eller mail venligst.”
Trin 5. Udnyt skyen
Cloud computing er værd at overveje, fordi det kan være billigere, skalerbar, mere effektiv og lettere opdateret. Indhold, der er tilgængeligt i skyen, er særligt nyttigt, fordi du kan få adgang til det på tværs af dine enheder: computere, tablets, smartphones osv. Cloudlagring fungerer også som en nyttig primær eller sekundær form for digital backup. Kontakt din IT -manager eller softwareudbyder, fordi du måske allerede har en vis mængde ledig diskplads til rådighed i skyen eller tilgængelig for et lille årligt gebyr.
Trin 6. Brug bogmærker online
De store browsere har alle bogmærkefunktioner, hvor du kan gemme og organisere dine foretrukne eller mest besøgte webadresser for hurtig og nem adgang. Udnyt dem, så du ikke glemmer vigtige websteder for at tjekke for nyheder eller brancheopdateringer.
Metode 3 af 4: Brug tid til din fordel
Trin 1. Undgå multitasking
Alle eksperter synes at være enige om dette. Selvom det kan lyde hurtigt eller se cool ud på tv, er multitasking ikke effektivt og kan faktisk skade din organisatoriske effektivitet. Brug i stedet din fulde opmærksomhed på en opgave ad gangen, håndter den og gå videre til det næste element på din liste.
Trin 2. Opret en tidsplan eller tidsplan for dig selv
Heldigvis kræver de fleste job ikke at planlægge alt i din dag ned til minut. Men at holde en grundlæggende tidsplan for højdepunkterne og de vigtigste opgaver og begivenheder i din dag kan hjælpe med at holde dig på opgaven.
- Angiv frister for bestemte aktiviteter. Nogle opgaver kræver ikke fastsatte tidsbegrænsninger, men andre bør have tidsparametre til at øge din produktivitet. Tænk på opgaver i løbet af din dag, der har en tendens til at tage mere tid end nødvendigt, og giv dem tidsbegrænsninger i fremtiden.
- Budget ekstra tid til andre aktiviteter. Nogle opgaver, som du har lært af erfaring, tager normalt mere tid end forventet, men det er ikke nødvendigvis en dårlig ting. Til denne type aktiviteter og til særligt vigtige arrangementer og møder, f.eks. Budgetter ekstra tid før og efter.
Trin 3. Brug en timer -app, stopur eller vækkeur
Disse kan være effektive værktøjer, når de bruges sparsomt. Nogle mennesker kan lide at indstille deres alarmer 10, 15 eller 30 minutter før tid for at give dem forhåndsadvarsel eller buffertid før en aktivitet. Du kan også indstille påmindelser.
Trin 4. Undgå at udsætte aktiviteter
Spørg dig selv, om udsættelse er absolut nødvendig, eller om denne trang bare er et eksempel på udsættelse. Hvis du fornemmer sidstnævnte, skal du ikke udsætte strømmen igennem! I tilfælde, hvor det er uundgåeligt at udsætte hele eller en del af en aktivitet, skal du dog notere, hvor du slap, og omlægge med konkrete planer. Alternativt kan du komme med en beredskabsplan. For eksempel, hvis du skal aflyse et personligt møde, kan du måske holde et konferenceopkald eller webkonference i stedet.
Metode 4 af 4: At holde sig sund fysisk og mentalt
Trin 1. Hold pauser
Mental nedetid er vigtig for vores produktivitet og sund for sindet. Vi bliver nogle gange så fanget af vores arbejde, at vi ikke stopper med at tage tiltrængte pauser. At holde pauser giver os den nødvendige hvile, der forbedrer vores produktivitet, men det giver os også mulighed for at tage et skridt tilbage og spørge, om det, vi har gjort, er den mest effektive brug af vores tid.
Trin 2. Sov bedre
Uden ordentlig søvn kan du føle dig groggy, træt eller sløv den næste dag, hvilket kan skade din tidsplan og effektivitet på arbejdet. Sigt efter syv til otte timers uafbrudt søvn om natten.
Trin 3. Må ikke sammenligne dig selv med kolleger
De fleste af vores medarbejderes job adskiller sig fra vores eget, og alle har forskellige organisationsmetoder, der fungerer for dem. En metode, der giver mening og er effektiv for en kollega, er måske ikke den bedste metode for dig og omvendt.
Trin 4. Accepter, at organisationen er en løbende proces
Forvent ikke at være perfekt. Organisationen er løbende og kræver løbende opmærksomhed. Du bliver ikke optimalt organiseret hver dag, men en lille organisation går langt for at øge din effektivitet.
