Hvis du arbejder på et lægekontor, eller du starter din egen praksis, er det at planlægge patientaftaler en af dine vigtigste opgaver. At holde din aftaleplan velorganiseret vil sikre, at ingen patienter bliver "tabt" i systemet, og at både patienter og læger har en behagelig oplevelse på kontoret. I mellemtiden giver maksimal produktivitet i din tidsplan dig mulighed for at booke flere aftaler og øge dit kontors indtægter.
Trin
Metode 1 af 3: Opsætning af et aftaleplanlægningssystem
Trin 1. Lad patienter booke aftaler over telefon, personligt og online
På denne måde sikrer du, at du får flest mulige patienter og ikke mister potentielle patienter, der ikke kan lave aftaler på en bestemt måde. Ved at give folk mulighed for at lave aftaler online kan du også drage fordel af online adgang døgnet rundt og lade patienter booke aftaler efter timer.
- Ud over denne øgede effektivitet rapporterer patienter også generelt, at de føler sig mere komfortable og mindre belastet af online selvplanlægning end ved at lave aftaler over telefonen.
- Der er en lang række online aftaleplanlægningssoftware, du kan købe til brug på dit kontor. Nogle af de mest populære software inkluderer AppointmentPlus, Booker og Thryv. Selvfølgelig kan du også bygge din egen planlægningssoftware, hvis du har kodning og udviklingsevner!
Trin 2. Tilbyd patienter flere muligheder for tid til deres aftale
Du vil sikre dig, at du giver dine patienter så mange muligheder som muligt, så de kan vælge den bedste tid til deres særlige skema. Dette kan virke indlysende, men det er meget vigtigt for at holde dine patienter glade og reducere chancen for at de skal aflyse aftalen på grund af en tidskonflikt.
For eksempel, i stedet for at spørge en patient, om tirsdag kl. 1:00 virker for dem, skal du give dem mulighed for at vælge et hvilket som helst tilgængeligt tidsrum, der fungerer for dem, f.eks. Tirsdag fra kl. 1:00 til 2:00, 2: 00-3: 00 eller 4: 00-5: 00
Trin 3. Fjern hver planlagt patients kontaktoplysninger
Du skal kunne kontakte dem for at minde dem om en kommende aftale eller omlægge deres næste reservation. Sørg for at bede om personens telefonnummer, e -mail -adresse og postadresse, når de første gang booker deres tid.
Hvis personen foretager aftalen personligt eller over telefonen, skal du blot bede dem om disse oplysninger. Hvis de foretager en aftale online, skal du sørge for at inkludere et område i din online portal for patientkontaktoplysninger
Trin 4. Send påmindelser til patienter dagen før deres aftale
Hvis patienter glemmer deres aftaletid og ikke dukker op, fører det til en enorm spildtid i din tidsplan. Brug af påmindelser reducerer risikoen for, at patienter ikke møder op til deres aftaler og hjælper dermed med at forhindre dette spild af tid.
- Opkald eller sms til patienter er den bedste form for påmindelse, da de er mere tilbøjelige til at lægge mærke til et indgående opkald eller en sms, end de er at se en ny e -mail på kort tid.
- Brug af et rykkersystem kan også øge aflysningen og omlægningen af uønskede aftaler, hvilket kan føre til, at patienter føler sig mere i kontrol med og dermed mere tilfredse med deres aftaletid.
Trin 5. Få en udpeget tidsplan for dit kontor
Hvis du ikke udelukkende har ansvaret for at opretholde aftaleplanen for dit kontor, skal du ansætte eller udpege nogen til at være den vigtigste aftaleplanlægger. At placere ansvaret for at planlægge aftaler med 1 person vil give mulighed for en mere regimenteret planlægningsprocedure og føre til en tidsplan, der bedre afspejler patientbehov og præferencer hos de enkelte læger.
For eksempel, hvis 1 person har ansvaret for at planlægge aftaler, kan de fokusere på ting som at matche bestemte patienter eller tilstande med bestemte læger i stedet for at dele deres opmærksomhed mellem flere opgaver
Metode 2 af 3: Triaging patienter inden for skemaet
Trin 1. Gruppér patienter med lignende tilstande eller problemer samme dag
Læger sætter generelt pris på at behandle lignende patienter ryg-til-ryg, da det tilføjer konsistens til deres job og sætter dem i en mere fokuseret medicinsk tankegang. Således vil organisering af din tidsplan på denne måde både gøre lægerne på dit kontor gladere og give dine patienter mulighed for at modtage en mere effektiv behandling.
For eksempel, hvis der er flere patienter, der planlægger aftaler for hudsygdomme i løbet af en bestemt uge, skal du prøve at konfigurere det, så deres aftaler alle falder på samme dag i den pågældende uge
Trin 2. Brug et triageldiagram til at prioritere aftaler baseret på seriøsitet
Diagrammet skal indeholde kriterier som f.eks. Rapporterede symptomer, udnævnelseshastighed og aftalelængde. Når du tilføjer en ny aftale til skemaet, skal du se i dette diagram for at afgøre, om aftalen skal bookes samme dag, i de næste par dage eller inden for de næste par uger.
- For eksempel, hvis en person ringer for at lave en aftale og rapporterer symptomer som intens smerte og åndenød, skal du passe dem ind i skemaet så hurtigt som muligt, da deres tilstand kan være meget alvorlig.
- Hvis der ikke er plads i skemaet til at se nogen med en akut tilstand med det samme, og du skal omlægge en anden patients tid, kan du også bruge skemaet til at afgøre, hvilke aftaler der kan udskydes.
Trin 3. Undgå at dobbeltbooke nye patienter og patienter med komplekse problemer
Disse aftaler vil kræve mere tid og opmærksomhed, end tilbagevendende patienter får brug for. Planlæg i stedet "indarbejdede" patienter, der kræver lidt opmærksomhed sammen med nye patienter, så sygeplejersker kan udføre den første check-in på en ny patient, mens lægen arbejder med den indarbejdede patient.
- Selvom dobbeltbooking på denne måde kan hjælpe dig med at se flere patienter på en dag, kan det få dig til at støde på problemer, når der opstår uventede omstændigheder. Hold dobbeltbooking til et minimum for at undgå problemer.
- Planlægning af "work-in" patienter er også et godt middel til at triagere patienter ud fra deres behov og efterlade mere aftaleplads til dem med mere alvorlige problemer.
Trin 4. Planlæg din tidsplan omkring sæsonudsving i patientbehov
Baseret på demografien i dit klientel vil du sandsynligvis regelmæssigt se masser af aftaler blive booket omkring samme tid på året. Brug tidligere erfaringer til at forudsige disse sæsonudsving og lad tilstrækkeligt plads i skemaet til at imødekomme dine patienters behov.
- For eksempel kan du se et stort antal mennesker, der planlægger kontrol til deres børn i starten af et nyt skoleår, hvilket vil kræve, at du prøver at efterlade plads til disse aftaler før og efter skole hver dag.
- Generelt inkluderer de travleste tider på året for lægekontorer starten på et nyt skoleår (dvs. august), allergisæson (dvs. april-juni) og influenzasæson (dvs. oktober-februar).
Metode 3 af 3: Opretholdelse af et effektivt tidsplan
Trin 1. Opret en ugentlig tidslinje til at organisere din tidsplan rundt
Din tidslinje bør indeholde oplysninger om, hvor mange patienter dit kontor skal planlægge hver uge, hvor mange timer medarbejdere kan arbejde, og hvor mange dage en patient kan vente, før han ser en læge. At have disse oplysninger på din tidslinje hjælper dig med at afbalancere patientbehov med dine kontormedarbejderes.
For eksempel, hvis du ved, at du allerede har planlagt nok patienter til at imødekomme dit kontors behov i en uge, kan du derefter prioritere planlægning af patienter, der ikke har akutte tilstande i løbet af den næste uge
Trin 2. Anvend ændret bølge-planlægning for at undgå patientopbygning
I denne planlægningsmodel grupperes patientaftaler nær begyndelsen af timen, og timens slutning er åben. Med denne form for tidsplan fungerer det åbne rum i slutningen af timen som en buffer for, når aftaler løber længere end forventet, eller der opstår andre uforudsete omstændigheder.
- Den modificerede bølgeplanlægningsmodel vil drastisk reducere patientens ventetider og derved føre til større generel patienttilfredshed.
- Hvis du har ledig tid i slutningen af timen, kan du bruge den tid til at indhente andre opgaver på kontoret, såsom arkivering, foretagelse af telefonopkald eller endda afholdelse af personalemøder.
Trin 3. Brug en venteliste for at undgå at miste tidsplan efter en aflysning
Ved at have en venteliste kan du tilføje patienter til skemaet i sidste øjeblik, hvis en tidligere planlagt aftale aflyses. Dette vil minimere mængden af tid og indtægter, dit kontor vil miste, når en patient aflyser dig.
Opret din venteliste i et digitalt format, og konfigurer den, så du øjeblikkeligt kan sende en tekst eller e -mail til patienter på listen, når der åbnes en tidsplan. Dette er meget mere effektivt end at skulle kontakte patienter på listen via telefon
Trin 4. Indstil ankomsttider 20 minutter tidligere end aftaltider
Dette vil give personalet på check-in-stationen god tid til at indsamle alle de nødvendige oplysninger fra en patient, inden de planlægger en aftale med lægen. Organisering af aftaltider på denne måde forhindrer den slags forsinkelser, der kan kaste en hel dags skema.
