I henhold til lov om arbejdsmiljø (OSHA) har dine medarbejdere ret til at give dig besked for en række arbejdsrelaterede sikkerhedsovertrædelser, herunder brug af farlige materialer, brandbeskyttelse eller støjeksponering. At vide, hvordan man reagerer på en OSHA -klage, og have et eksisterende sæt procedurer på plads, vil hjælpe din virksomhed med at forblive i drift og opfylde alle lovgivningsmæssige behov, der behandles af klagen.
Trin
Del 1 af 4: Reaktion på det første telefonopkald
Trin 1. Gå ikke i panik
At modtage en OSHA -klage vil sandsynligvis komme et chok for dig, men ikke få panik! Alt du skal gøre er at forblive rolig og respektfuld, lytte nøje og følge instruktionerne, foretage nødvendige ændringer og sende et svarbrev, der viser dette. Faktisk skal din OSHA -klage løses i løbet af få dage.
Trin 2. Lyt omhyggeligt
Når du modtager det første telefonopkald, der giver dig besked om OSHA -klagen, skal du lytte meget omhyggeligt til repræsentanten på telefonen. Undgå at stille spørgsmål! Bare vær så professionel som du kan, og skriv alle oplysninger ned.
Trin 3. Lad være med at indrømme eller forklare noget
Mens du er i telefon med repræsentanten, skal du afstå fra at indrømme, nægte eller på anden måde forklare noget. Nu er det ikke tid til det. Bare lyt og tag så mange oplysninger ind som du kan. Under dette telefonopkald skal du holde tungen.
Du kan sige noget i stil med: "Jeg kan hverken bekræfte eller afvise disse påstande" eller simpelthen "Det er ikke vores virksomhedspolitik at reagere med det samme."
Trin 4. Udtryk ægte bekymring
Når du har hørt, hvad repræsentanten har at sige, skal du bruge et øjeblik på at udtrykke en ægte, professionel bekymring. Illustrer, at du tager denne klage meget alvorligt.
Du kan udtrykke din bekymring meget direkte ved at sige "Jeg tager denne klage meget alvorligt. Sikkerheden for mine medarbejdere og arbejdspladser er meget vigtig for mig."
Trin 5. Meddel din intention om at efterkomme
Forklar, at du har til hensigt at gennemgå påstandene omhyggeligt, når du modtager det officielle klagebrev, og overholde de anvisninger, der er angivet heri. Gør det klart, at du vil gøre alt, hvad der skal gøres for at løse denne klage og rette op på situationen.
Du vil måske sige, "Jeg har alle intentioner om at undersøge dette spørgsmål og rette eventuelle problemer hurtigst muligt."
Trin 6. Tak OSHA -repræsentanten
I slutningen af dit telefonopkald skal du takke repræsentanten for deres tid. Dette hjælper med at lukke kommunikationen på en positiv og professionel måde.
Del 2 af 4: Besvarelse af klagebrevet
Trin 1. Gennemgå OSHA -standarderne i brevet
Meget hurtigt efter dit telefonopkald skulle du modtage en faxkorrespondance fra OSHA. Dette er dit officielle klagebrev. Gennemgå dette brev meget omhyggeligt, og afgør klagens art.
Trin 2. Læg en kopi af dit klagebrev
Ifølge OSHAs instruktioner skal du lægge en kopi af dit klagebrev på en virksomhedens opslagstavle, hvor alle medarbejdere kan se det.
- Citatet skal forblive bogført i tre arbejdsdage (ikke inklusive weekender eller helligdage) eller indtil problemet er rettet.
- Dette skal gøres, selvom du bestrider citatet.
Trin 3. Underskriv og fax dit "Udstationeringscertifikat
"Når du har sendt en kopi af dette brev, hvor dine medarbejdere kan se, skal du underskrive det medfølgende" Udstationeringsbevis "og faxe det tilbage til det angivne nummer. Gem din faxkvittering som bevis.
Trin 4. Undersøg påstandene
Undersøg alle elementer i OSHA -klagen så grundigt som du kan. Selvom du er ked af klagen eller ikke lægger meget lager i dens legitimitet, skal du kigge efter områder, der skal behandles eller forbedres.
Trin 5. Sæt din korrektionsplan i gang
Når du har undersøgt alle potentielle problemer, skal du udarbejde en plan for at rette dem og straks sætte din plan i gang. Registrer alle vigtige ændringer ved hjælp af fotos, kvitteringer eller anden dokumentation.
Del 3 af 4: Udarbejdelse af dit svarbrev
Trin 1. Handl hurtigt
Du bør udarbejde dit svarbrev højst tre dage efter modtagelsen af dit klagebrev. Når klagen er modtaget, har du kun fem dage til at behandle situationen fuldstændigt og indsende et svar, så spild ikke tid.
Trin 2. Brug et klart format
Se omhyggeligt på, hvordan dit klagebrev er formateret, bemærk den anvendte formulering, og vær opmærksom på tonen. Du vil gerne matche både formatet og tonen i det brev, du modtog.
- Adresser dit brev, der afspejler oplysningerne om det klagebrev, du har modtaget (inklusive navnet på den repræsentant, der har underskrevet dit klagebrev).
- Medtag dit officielle klagenummer i emnelinjen.
- Match dit brevs hilsen til den, der bruges i klagebrevet.
- Angiv dine intentioner med brevet (f.eks. At behandle påstandene og præsentere dine fund) i din introduktion.
Trin 3. Begræns dig selv til fakta
I resten af dit brev skal du angive fakta så enkelt og klart som du kan. Dette er ikke stedet at tale dårligt om en medarbejder, forsøge at benægte påstandene eller forsøge at lægge skylden på andre. Din klage løses hurtigst, hvis du blot behandler anklagerne og forklarer, hvad du har gjort for at rette op på situationen.
For eksempel kan du sige: "Den 5. november modtog jeg OSHA klage nummer 2845. I løbet af de næste to dage undersøgte vi citater 1-3 og etablerede korrigerende handlinger. Den 7. november rettede vi citation 1 (forkert brug af stinkskab) ved at udskifte udstyret (se vedlagte kvittering og foto)."
Trin 4. Giv dokumentation
Send dit brev sammen med eventuelle supplerende papirer, der hjælper dig med at lukke din sag. Dette kan omfatte indkøbsordrer, kvitteringer, overvågningsresultater, kontaktoplysninger fra sælger/entreprenør, fotografier eller ethvert andet dokument, der verificerer de ændringer, du har foretaget.
Trin 5. Send brevet
Sørg for at få brevet sendt med certificeret post (med anmodning om kvittering) eller med privat kurér. Glem ikke din fem-dages deadline!
Trin 6. Ring og følg op
Hvis du ikke har hørt noget om din klage inden udgangen af tre hverdage efter din forventede modtagelsesdato, skal du ringe og følge op. Hav dit sagsnummer klar, og bed om en statusrapport.
Trin 7. Forbered dig på en inspektion
Det er muligt, at en OSHA -inspektør kan dukke op uden varsel til dit anlæg. Vær venlig, professionel og høflig, og besvar kun specifikke spørgsmål, som inspektøren stiller.
Trin 8. Betal eventuelle sanktioner
Afhængigt af klagens art og sværhedsgrad kan du også blive bedt om at betale en straf. Denne straf skal betales inden for 15 arbejdsdage fra modtagelsen af citatet ved at sende en check direkte til OSHA. Indtil din betaling er modtaget, løses din sag ikke.
Del 4 af 4: Bestridelse af en OSHA -klage
Trin 1. Anmod om en uformel konference
Hvis du overvejer at anfægte din klage, opfordres det kraftigt til at ringe og anmode om en uformel konference med en lokal OSHA -repræsentant. Under denne konference vil du være i stand til at få en bedre fornemmelse af karakteren af din overtrædelse, diskutere metoder til korrektion, diskutere afregningsmuligheder og muligvis endda løse omstridte citater og sanktioner.
Dette kan også gøres, hvis din hensigt er at overholde fuldt ud, eller hvis du ikke er sikker på, hvilket kursus du skal tage
Trin 2. Udkast og indsend en "Meddelelse om hensigt til konkurrence
”Hvis du har konkluderet, at et element i klagen er ubegrundet, eller hvis du er uenig i enten det tildelte gebyr eller nedsættelsesdatoen, skal du indsende en officiel meddelelse om hensigt til konkurrence inden for 15 arbejdsdage efter modtagelsen af dit citat. Dit brev skal angive præcist, hvad der anfægtes-citatet, en del af citatet, gebyrbeløbet eller nedsættelsesdatoen-så klart du kan. Send derefter denne meddelelse via certificeret post.
For eksempel kan du sige: "Jeg ønsker at bestride citatet og straffen, der foreslås for punkt 2 og 3 i citatet udstedt 5. november 2015."
Trin 3. Vent på, at OSHRC planlægger en høring
Så snart din meddelelse om konkurrenceerklæring er modtaget, vil din sag officielt være i retssager. Dine nedsættelses- og gebyrdatoer suspenderes, indtil der er truffet en afgørelse, og din sag videresendes til OSHRC. OSHRC er et uafhængigt agentur adskilt fra Department of Labor. OSHRC planlægger en høring for din sag.
Trin 4. Deltag i høringen
Når din høringsdato er indstillet, vil du begynde at forberede din høring og sørge for, at du kan deltage. Du vil måske få et juridisk råd, som vil hjælpe dig med at fremlægge din sag. Både arbejdsgivere og ansatte er berettigede til at deltage i denne høring.
Trin 5. Vælg at acceptere eller appellere afgørelsen
Ved denne høring vil der blive truffet en afgørelse, enten vedligeholdelse af det oprindelige citat og gebyrer, ændring af dem til at tage højde for din specifikke bestridelse eller afvise dem. Hver af parterne har derefter mulighed for at acceptere afgørelsen eller at indgive appel til yderligere undersøgelse af OSHRC. Hvis sagen stadig ikke er løst, vil den derefter gå videre til Federal Circuit Court.
Tips
- Respekter dine medarbejderes rettigheder til at indgive en OSHA -klage. § 11 (c) i lov om arbejdsmiljø forbyder enhver virksomhed at give slip på en medarbejder eller hævne ham eller hende på grund af fløjten eller indgive en OSHA -klage.
- Stil ikke spørgsmål eller undskyld, når du beskæftiger dig med OSHA. Vær i stedet ligetil og kortfattet med din kommunikation med dem, og behandl kun den aktuelle klage.
- Hvis en OSHA -efterforsker dukker op i din virksomhed, skal du ikke lade dem komme ind, før alt ledelsespersonale er på stedet. Informer alle receptionister og sikkerhedsvagter om dette.
- Hvis dette problem ikke hurtigt er løst, kan du søge advokat.
