Ændringer i arbejdspladsprocedurer giver generelt positive resultater, sparer virksomheden tid og penge eller fremmer et mere positivt arbejdsmiljø. Forandring er spændende for dem, der let tilpasser sig det, men for nogle medarbejdere kan ændring være uvant, forstyrrende eller endda skræmmende. De kan have svært ved at acceptere det ukendte, forårsage nød, eller de kan udvikle angst for at overholde de nye politikker. Som leder på arbejdspladsen er det din opgave at sikre, at enhver overgang kører så gnidningsløst som muligt. At lære at indføre og implementere nye arbejdspladsprocedurer hjælper dine medarbejdere effektivt med at skifte til ændringerne og samtidig opretholde en høj arbejdspladsmoral.
Trin
Del 1 af 3: Design af proceduremæssige ændringer
Trin 1. Vær opmærksom på omkostningerne
Hvis du implementerer en proceduremæssig ændring for at spare penge i løbet af de næste par år, kan det virke som et klart valg. Men hvis denne ændring kræver en kostbar installation af nyt udstyr, betydelig efteruddannelse af personale eller ansættelse af nye medarbejdere til at påtage sig nye roller, skal du muligvis sammenligne omkostningerne for at se, om de opvejer de langsigtede besparelser og fordele. Tal med en revisor om de relative omkostninger kontra langsigtede besparelser for at afgøre, om din virksomhed har råd til at gennemføre disse ændringer, eller prøv at udføre en simpel cost-benefit-analyse.
- En cost-benefit-analyse sammenligner de forventede omkostninger med de forventede fordele for at bestemme den bedste og mest omkostningseffektive plan.
- For at foretage en simpel cost-benefit-analyse skal du dele et ark papir i to kolonner. Angiv fordelene i den ene kolonne og omkostningerne i den anden kolonne. Sammenlign de to lister for at se, hvilken fremgangsmåde der er mest fordelagtig og omkostningseffektiv.
Trin 2. Gør det let at introducere
Selvom de proceduremæssige ændringer, du introducerer, radikalt vil ændre den måde, din virksomhed fungerer på, er det vigtigt at gøre disse ændringer lette at introducere og implementere. Hvis det overhovedet er muligt, så prøv at implementere de nye ændringer i faser eller faser. På den måde får dine medarbejdere lettere ved at tilpasse og tilpasse sig de nye procedurer.
Hvis det er muligt, skal du implementere ændringer på en måde, der gør det muligt for medarbejderne at justere trin for trin. Prøv at forskyde de nye proceduremæssige ændringer over flere uger eller endda måneder for at muliggøre optimal tilpasning
Trin 3. Mål dens succes
Væsentlige proceduremæssige ændringer bør foretages af en grund. Når du har fundet ud af, hvorfor du foretager disse ændringer, er det vigtigt at finde en måde at måle ændringernes relative succes på. Hvis ændringerne formodes at spare omkostninger, skal du have en omkostningssammenligning på plads for at evaluere, hvor effektive ændringerne har været efter flere måneder. Hvis ændringerne skal forbedre kundetilfredsheden, skal du tage undersøgelser og holde øje med antallet af tilbagevendende kunder, der er tilfredse med de ændringer, du har foretaget.
Overvej at bruge et gratis eller billigt økonomisk værktøj til at spore din virksomheds succes før og efter implementeringen af ændringerne. Du kan finde gratis værktøjer online som inDinero eller Corelytics, eller abonnere på en mere dybtgående månedlig service fra de samme udbydere
Trin 4. Hav en flugtplan
Det er klart, at dit håb med de nye proceduremæssige ændringer er, at det vil gøre tingene bedre på arbejdspladsen. Men hvad gør du, hvis det modsatte ender med at ske? Enhver god plan for proceduremæssige ændringer bør have en backupplan eller, hvis alt andet mislykkes, en flugtplan for helt at opgive ændringerne.
- Beslut, om du vil gå tilbage til de gamle procedurer i tilfælde af, at de nye ændringer mislykkes, eller om du vil implementere en backupplan. Hvis du vælger en backup -plan, skal du have konkrete planer på plads for sikkerheds skyld.
- Du vil måske undgå at fortælle dine medarbejdere, at du har en backup -plan, eller at du kan vende tilbage til de gamle procedurer. At fortælle dem disse ting kan få dig til at virke svag eller ineffektiv som leder, og det kan øge medarbejdernes modstand mod ændringerne, hvis de ved, at nok vokal modstand vil returnere tingene til den måde, de var.
Del 2 af 3: Bevarelse af tillid og kontrol
Trin 1. Formidle din vision
Hvis du mener, at de proceduremæssige ændringer, du foretager, vil forbedre virksomheden og/eller arbejdspladsen, skal du kommunikere dette. Lad dine medarbejdere vide, hvordan du forestiller dig virksomheden om et år fra nu, og læg de strategier (herunder disse proceduremæssige ændringer), der vil hjælpe med at få virksomheden, hvor du mener, den skal være.
- Del din vision med dine medarbejdere. Vær tydelig og kortfattet i beskrivelsen af, hvad du ønsker for din virksomhed.
- Forstå dine medarbejdere.
- Styrk dine medarbejdere ved at lade dem udtrykke deres tanker, bekymringer og generel feedback på de ændringer, du foreslår. Imidlertid må du ikke miste din virksomheds organisatoriske struktur.
- Beslut, om det er bedst at kommunikere din vision og annoncere ændringer personligt eller via e -mail. Hastede spørgsmål leveres bedst personligt, og skriftlige/e -mailede beskeder kan let ignoreres.
EKSPERT TIP
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Trin 2. Sælg ændringen
Uanset hvilke proceduremæssige ændringer på arbejdspladsen du prøver at implementere, er det måske ikke nok bare at fortælle dine medarbejdere "Sådan vil det være fra nu af." Som leder er det din rolle at lede, og det betyder at få dine medarbejdere 100%bag dig. Når du har annonceret ændringerne, skal du sælge dem til dine medarbejdere. Hjælp dem med at se, hvorfor disse ændringer er gode for virksomheden og i sidste ende gode for medarbejderne.
- Lad dine medarbejdere kende din (eller virksomhedens) motivation for at implementere disse ændringer. Hvis ændringerne vil spare penge, så sig det. Hvis de vil skabe et bedre arbejdsmiljø, så lad alle vide det. Uanset hvad motivationen er, gør det klart, at fordelene ved disse ændringer vil opveje omkostningerne og implementeringsproblemerne.
- Påpeg hvorfor den gamle måde at gøre tingene var forkert eller ineffektiv. At have en klar kontrast kan gøre det lettere for medarbejderne at forstå, hvorfor denne ændring var nødvendig.
Trin 3. Fjern enhver usikkerhed
En af de største grunde til, at medarbejdere modstår forandringer, er den frygt, de føler for det ukendte. Hvis der er nogen usikkerhed om, hvordan den daglige virksomhed vil fungere, eller om de helt specifikke roller, du og dine medarbejdere vil spille i disse ændringer, skal du fjerne disse usikkerheder. Du kan gøre dette ved at foregribe spørgsmål, tvivl og frygt, som dine medarbejdere kan have og afhjælpe dem, før de kommer op.
- Vær omhyggelig med din planlægning af, hvordan virksomheden vil fungere, og hvilke (hvis nogen) ændringer der vil opstå i dine medarbejderes roller. Lad dem vide, at deres roller ikke vil ændre sig, eller hvis deres roller på nogen måde vil blive påvirket, så vær klar over dette fra starten.
- Prøv at indramme proceduremæssige ændringer på en måde, så medarbejderne vil se disse ændringer som en forbedring af deres arbejde. Hvis du fjerner den tvivl, der omgiver vage proceduremeddelelser og omrammer disse ændringer som en måde at skabe et bedre arbejdsmiljø eller en mere jævn driftsorden, vil dine medarbejdere sandsynligvis være mere ombord.
EKSPERT TIP
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Konsulent i mangfoldighed, aktie og inklusion
Vores ekspert er enig:
Efterhånden som proceduremæssige ændringer implementeres, og der indføres nye regler eller retningslinjer, skal du være klar over, hvilke aspekter af ændringen der ikke kan forhandles, og som har fleksibilitet indbygget i dem. For eksempel kan du sige,"
Trin 4. Gør det rigtigt
Nogle forretningseksperter rådgiver om, at tidspunktet for en proceduremeddelelse kan være den største faktor for at få medarbejdere om bord. Der er ingen klare regler om, hvornår timingen er den rigtige, da enhver situation og arbejdsplads er anderledes, men at være opmærksom på, hvordan ændringerne påvirker dine medarbejdere, kan måske hjælpe dig med at lægge tid til meddelelsen og implementeringen lidt bedre.
- Hvis de nye procedurer vil kræve yderligere uddannelse, skal du prøve at afsætte implementeringen af disse procedurer på en måde, der giver dine medarbejdere tilstrækkelig tid til at forberede sig. Annoncer f.eks. Ikke nye procedurer på en fredag, hvis de træder i kraft den følgende mandag. Det kan kræve, at medarbejderne kommer ind i weekenden for at træne eller kæmper for at finde ud af tingene den dag, ændringerne går live.
- Hvis det overhovedet er muligt, meddeles proceduremæssige ændringer et par uger, før de finder sted. Dette vil give alle en chance for at læse de nye procedurer, forstå, hvordan de adskiller sig fra de gamle, og lære at foretage de nødvendige ændringer.
Del 3 af 3: Gennemførelse af ændringer
Trin 1. Tab ikke din virksomheds identitet
Procedureforandringer er normalt gode, men de bør ikke være så radikale, at dine medarbejdere ikke længere genkender virksomheden - i hvert fald ikke natten over. Husk, at ud over komfort i det velkendte, kan mange af dine medarbejdere være loyale og dedikerede til virksomheden for dets image/identitet eller dets oprindelige mission. Det er i orden at flytte disse aspekter gennem en langsigtet plan, men at foretage radikale ændringer over et kort tidsrum kan fremmedgøre eller alarmere dine mest loyale medarbejdere.
Trin 2. Søg input
Dine medarbejderes tilfredshedsgrad vil være en af de bedste målere for, hvor effektive ændringerne har været. Nogle medarbejdere vil naturligvis modstå ændringer uanset hvad der sker, men andre medarbejdere kan godt lide den overordnede retning, mens de har forbehold for, hvordan disse ændringer faktisk implementeres.
- En let måde at sikre medarbejdertilfredshed og måle eventuelle fremtidige ændringer, der kan være nødvendige, er at bede medarbejderne om feedback på ændringerne. Lad dem vide, at selvom du muligvis ikke er åben for at vende ændringerne, værdsætter du medarbejderinput og samarbejde, når det kommer til, hvordan disse ændringer implementeres.
- Overvej at danne en taskforce eller et udvalg for at søge feedback om, hvordan ændringerne implementeres, og input om, hvordan ændringerne kan blive implementeret mere vellykket.
Trin 3. Belønning af medarbejdernes præstationer
En måde at hjælpe med at få medarbejdere om bord med nye proceduremæssige ændringer er at generere kortsigtede mål for dine medarbejdere og belønne dem, der opfylder disse mål. Det kan virke som et ubetydeligt træk, men det kan hjælpe med at opbygge støtte til ændringerne og skabe et stærkt ønske om at gennemføre disse ændringer.
Tips
- Få dine medarbejdere om bord og involveret i ændringer i procedurer så tidligt som muligt.
- Prøv at søge hjælp fra medarbejdere med planlægnings- eller implementeringsdelen af denne proces.
- Fremme fleksibilitet på arbejdspladsen. Jo bedre dine medarbejdere tilpasser sig forandringer, jo lettere bliver denne proces for alle.
